jawaban 1

Tugas X b1- X b2 oktober th 2012

cermat dan teliti ke 3 hal : .a. Mengidentifikasi pekerjaan kantor
b. Mengidentifikasi sarana-prasarana administrasi perkantoran
c. Mengidentifikasi persyaratan personil administrasi perkantoran, sehingga dapat menjawab 9 pertanyaan : a. Apa pengertian administrasi
b. sebutkan faktor administrasi
c. apa pengertian kantor
d. apa pengertian administrasi perkantoran
e. apa pengertian pekerjaan kantor
f. sebutkan jenis-jenis pekerjaan kantor
g. jelaskan sarana dan prasarana pekerjaan kantor
h. apakah etika kepegawaian 
i. bagaimanakah syarat standar kualifikasi personil kantor semua jawaban dan komentar kalian kerjakan di postingan weblog masing masing...siapa cepat melapor disini..(amsfiletugas1_weblog)

27sept2012.cek juga di fb grup kelas ybs untuk pembelajaran 

jawaban :

A.     Pengertian Administrasi :

Secara etimologi, administrasi berasal dari bahasa latin yaitu Ad, dan Ministrare. Ad artinya intensif, Ministrare artinya melayani, membantu, memenuhi.

Dalam bhs Inggris “administration” artinya Tata Usaha.

Pengertian administrasi dalam arti sempit :

Kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan satu sama lain.

Pengertian administrasi dalam arti luas :

Kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh  dua orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

B.     Unsur-unsur Administrasi

1.      Pengorganisasian

Merupakan rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangka organisasi yang menjadi wadah atau tempat bagi setiap kegiatan dalam usaha kerjasama mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

2.      Manajemen

Merupakan rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan dan mengerahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerjasama yang telah ditetapkan benar-benar tercapai.

3.      Tata Hubungan

Merupakan rangkaian perbuatan menyampaikan warta atau berita dari satu pihak kepada pihak lain dalam usaha kerjasama.

4.      Kepegawaian

Merupakan rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerjasama.

5.      Keuangan

Merupakan rangkaian perbuatan mengelola segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerjasama.

6.      Perbekalan

Merupakan rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur pemakaian, mendaftar, memelihara, sampai menyingkirkan segenap perlengkapan yang sudah tidak diperlukan dalam usaha kerjasama.

7.      Tata usaha

Merupakan rangkaian perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerjasama.

8.      Perwakilan /humas

Merupakan rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan berusaha memperoleh dukungan dari masyarakat sekitar terhadap usaha kerjasama yang dilakukan.

C.     Fungsi Administrasi

1.      Fungsi Rutin

Yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan.

2.      Fungsi Teknis

Yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai.

3.      Fungsi Analis

Yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan.

4.      Fungsi Interpersonal

Yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta ketrampilan yang berhubungan dengan orang lain.

5.      Fungsi Manajerial

Yaitu fungsi administarasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran, dan pemotivasian.

v  Tentang Kantor

A.     Pengertian Kantor

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), kantor adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan/ Tempat bekerja.

Kantor adalah wadah atau tempat untuk sekelompok orang melakukan kegiatan tata usaha.

B.     Tujuan Kantor

Adalah memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman.

C.     Fungsi Kantor

1.      Menerima informasi

Kantor berfungsi untuk menerima berbagai bentuk informasi, seperti surat,  panggilan telepon, pesanan, faktur, dan laporan tentang berbagai kegiatan bisnis.

2.      Merekam informasi

Kantor berfungsi untuk merekam informasi agar informasi dapat segera disiapkan apabila manajemen memintanya. Rekaman (record) informasi disimpan untuk kepentingan hukum/ alat bukti dan juga untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian perusahaan.

3.      Mengatur informasi

Kantor mengatur berbagai bentuk informasi dengan sistematis agar informasi tersebut dapat dimanfaatkan oleh pihak yang membutuhkan dengan maksimal. Misalnya : laporan kegiatan promosi perusahaan yang menyajikan informasi secara  lengkap dan jelas.

4.      Memberi informasi

Kantor berfungsi untuk memberi informasi kepada pihak yang membutuhkan. Apabila pihak manajemen membutuhkan informasi, kantor memberikan informasi tersebut berdasarkan data yang diterima, dihimpun, diatur, dan disimpan.

5.      Melindungi asset/ harta

Kantor juga berfungsi untuk melindungi aset atau harta (informasi atau data), baik tempat penyimpanannya, maupun isi dari informasi atau data tersebut  sehingga tidak jatuh kepada pihak yang tidak bertanggungjawab

A.     Pengertian Administrasi Kantor

Administrasi perkantoran dalam kepustakaan luar negeri disebut office management (manajemen kantor).

Pengertian manajemen kantor (office management) menurut beberapa ahli :

1.      William Spriegel dan Ernest Davies

Manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti  transportasi, manufacturing, pergudangan dan penjualan.

2.      George R. Terry

Manajemen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

3.      Arthur Granger

Manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman dan perekaman dari suatu organisasi.

4.      William Leffingwell dan Edwin Robinson

Manajemen kantor merupakan fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun, dan di mana pun pekerjaan itu dilakukan.

B.     Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Ruang lingkup admiistrasi perkantoran mencakup kegiatan kantor dan sarana fasilitas kerja perkantoran.

1.      Kegiatan Kantor

Kegiatan pekerjaaan kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan sebagai berikut :

a.      Perencanaan Perkantoran (Office Planning)

Adalah proses menentukan arah kegiatan kantor, dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor.

Perencanaan perkantoran meliputi :

1.      perencanaan gedung

2.      tata ruang kantor

3.      penerangan

4.      ventilasi

5.      perlengkapan peralatan dan perabotan kantor

6.      metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

7.      anggaran (budgeting) perkantoran

8.      standar kualitas kerja

9.      sistem informasi dan telekomunikasi

b.      Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)

Adalah pengaturan berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tersebut, meliputi :

1.      pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi

2.      pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan

3.      penyediaan peralatan/ perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakuan pekerjaan.

c.       Pengarahan Perkantoran (Office Actuating)

Adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan dinamis.

Pengarahan perkantoran meliputi :

1.      penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan

2.      penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan

3.      pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah

4.      penyatuan visi dan misi karyawan dan organisasi

5.      perancangan cara komuniikasi yang efektif dengan karyawan

6.      penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan

d.      Pengawasan Perkantoran (Office Controlling)

Adalah kegiatan  memastikan bahwa sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau target.

Objek pengawasan perkantoran meliputi :

1.      penggunaan peralatan dan perabot kantor

2.      metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

3.      kualitas pekerjaan kantor

4.      waktu

5.      biaya perkan. 

 

 

 

 

f) A.     Jenis-jenis Pekerjaan Kantor

Jenis-jenis pekerjaan kantor, antara lain :

1.      Menghimpun

Yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala informasi yang belum ada atau informasi yang masih berserakan dimana-mana sehingga siap digunakan saat diperlukan.

Contoh : mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping dll.

2.      Mencatat

Merupakan kegiatan tulis-menulis mengenai data-data yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang mempunyai arti, dapat dikirim dan disimpan.

Contoh : membuat surat, membuat notula, mencatat kegiatan, dll.

3.      Mengolah

Merupakan berbagai macam kegiatan untuk mengerjakan data dan informasi agar dapat tersaji dalam bentuk laporan yang lebih berguna.

Contoh : membuat rekapitulasi data, membuat laporan tertulis, membuat laporan keuangan.

4.      Menggandakan

Merupakan kegiatan memperbanyak informasi dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

Contoh : memfotokopi surat, mencetak informasi, dll

5.      Mengirim

Yaitu kegiatan menyampaikan informasi dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kapada pihak lain.

Contoh : mengirim e-mail, faksimili, surat

6.      Menyimpan

Yaitu kegiatan meletakkan informasi dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.

Contoh : menyimpan surat/ arsip, menyimpan data/ informasi ke komputer, menyusun buku di perpustakaan

7.      Melakuan Komunikasi

Yaitu kegiatan melakkuan pengiriman ide/ gagasan kepada pihak lain baik langsung ataupun menggunakan media dan mendapat respon dari penerima pesan.

Contoh : corespondence, telepon, teleconference, chatting

8.      Menghitung

Kegiatan melakukan penetapan data yang berkaitan dengan angka.

Contoh : menghitung hasil penjualan, menghitung data keuangan

9.      Pekerjaan lainnya

Yaitu pekerjaan-pekerjaan kantor lain yang mendukung tugas utama perusahaan.

Contoh : pelayanan tamu, kurir, cleaning service

Berdasarkan hasil penelitian G.R Terry terhadap perusahaan-perusahaan di AS, persentase pekerjaan-pekerjaan kantor untuk menunjang tugas utama perusahaan adalah sebagai berikut :

a.       Typing (mengetik)                                     = 24,6%

b.      Calculating (menghitung)                           = 19,5%

c.       Checking (memeriksa)                               = 12,3%

d.      Filling (menyimpan)                                  = 10,2%

e.       Telephoning (menelepon)                          =   8,8%

f.       Duplicating (menggandakan)                     =   6,4%

g.       Mailing (persuratan)                                   =   5,5%

h.      Other (lain-lain)                                         = 12,5%

                                               Total                                        = 100%

    

 MENGIDENTIFIKASI SARANA DAN PRASARANA ADMINISTRASI PERKANTORAN

A.    Jenis-jenis Sarana dan Prasarana Kantor

Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Dengan istilah lebih mudahnya sarana lebih ditujukan kepada benda-benda yang bergerak seperti komputer, mesin dll sedangkan prasara merupakan benda yang tidak bergerak misalnya seperti tanah, gedung, ruangan dll.

a        Peralatan/perlengkapan kantor (Office Supplies)

Peralatan/perlengkapan kantor adalah alat atau bahan yang digunkana untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, lebih tepat dan lebih baik. Peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi 2 (dua), yaitu:

1.)    Peralatan perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya

a)      Peralatan kantor berbentuk lembaran (berbagai jenis kertas, map, amplop dlll)

b)      Peralatan/perlengkapan berbentuk non lembaran (stapler, perforator, binder clip, sandaran buku, bantalan stempel, ordner, gunting, pemotong kertas dll.

c)      Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk buku

(1)         Buku catatan (block note) yaitu buku untuk menulis catatan harian staf kantor

(2)         Buku pedoman organisasi, yaitu buku panduan tentang informasi yang berkaitan dengan organisasi, mulai dari sejarah, produk dan jasa, hingga prosedur kerja.

(3)         Buku alamat relasi yaitu buku yang berisi tentang daftar alamat dari berbagai macam organisasi lain/relasi yang khususnya sering melakukan kerja sama.

(4)         Buku telepon yaitu buku yang berisi daftar pelnggan telepon.

(5)         Kamus (kamus bahasa Indonesia dan asing)

(6)         Peta kota-kota besar

(7)         Buku tahunan yaitu buku yang berisi tentang informasi perkembangan/ kemajuan perushaan selama setahun terakhir

(8)         Buku tamu yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang datang ke perusahaan

(9)         Buku agenda yaitu buku untuk mencatat surat yang masuk dan keluar

(10)     Buku catatan keuangan

(11)     Buku obyek pariwisata (brosur/pamflet)

2.)    Peralatan/perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya

a)      Barang habis pakai

Barang habis pakai adalah barang yang penggunaanya hanya satu/beberapa kali pakai atau tidak tahan lama. Contoh: kertas, tinta, karbon, staples, pulpen, pensil dll.

b)      Barang tidak habis pakai

Barang tidak habis pakai adalah barang/benda kantor yang penggunaannya tahan lama contoh: stapler, perforator, cutter dan gunting.

b        Mesin-mesin kantor (Office Mechine)

Mesin-mesin kantor (office mechine) adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik dan magnetik. Contoh: komputer, laptop, LCD (Liquid Crystal Display), mesin tik, mesin fotokopi, mesin penghancur kertas (paper shredder), mesin pengganda dokumen, scanner, mesin absensi, kalkulator.

c         Mesin Komunikasi Kantor

Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi, baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi. Contoh: telepon, interkom, faksimili dan telepon wireles.

d        Perabot Kantor (Office Furniture)

Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. Contoh: Meja, kursi, sofa (meja dan kursi untuk tamu) rak buku, lemari, filing cabinet, papan tulis, brangkas/cash box, tempat majalah/koran meja resepsionis.

e         Interior kantor (Office Arrangement)

Ineteriuor kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semnagat dan kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan. Contoh: gambar-gambar, patung, lukisan bendera, vas bunga jam dinding dll.

toran

F.     Syarat-syarat personil kantor

a.      Persyaratan pengetahuan

Persyaratan pengetahuan biasanya masih diukur dari tingkat pendidikan calon pekerja.

b.      Persyaratan keterampilan

Seorang personil kantor dinyatakan terampil bekerja apabila karyawan administrasi telah mampu dengan baik melaksanakan tugas-tugas pelayanan yang mencakup enam kegiatan yaitu menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan.

c.       Persyaratan kepribadian

Syarat kepribadian yang diperlukan oleh seorang personil kantor adalah sebagai berikut:

1)      Loyalitas yaitu kesetiaan terhadap perusahaan dan pekerjaannya

2)      Tekun dan rajin yaitu setiap melaksanakan pekerjaan selalu dikerjakan dengan sungguh-sungguh, cermat dan teliti.

3)      Kesabaran yaitu teliti, ulet dan tidak cepat putus asa dalam melaksanakan pekerjaan

4)      Kerapian yaitu setiap pekerjaan dilakukan dengan baik, rapid an tidak berantakan. Dapat pula diartikan sebagai rapi dalam berpakaian, santun dalam bersikap.

5)      Dapat menyimpan rahasia.A.    PENGERTIAN ETIKA KEPEGAWAIAN

Etika merupakan tata cara berhubungan dengan manusia lainnya. Khusus untuk dunia perbankan masalah etika sangat perlu untuk diketahui dan dijalankan. Nasabah yang datang ke bank sekalipun tanpa diundang merupakan tamu penting, tamu kehormatan yang harus diberikan pelayanan yang maksimal. Agar nasabah merasa dihargai, dihormati dan diselesaikan masalahnya, setiap karyawan bank perlu memahami etika perbankan. Tanpa etika perbankan yang benar maka kemungkinan bank akan kehilangan nasabahnya.
            Dalam praktiknya secara garis besar dasar-dasar dalam etika perbankan yang harus dijalankan oleh setiap karyawan adalah sebagai berikut:
a. Ingin membantu setiap keinginan dan kebutuhan nasabah sampai tuntas.
b. Selalu memberi perhatian terhadap permasalahan yang dihadapi nasabah.
c. Sopan dan ramah dalam melayani nasabah tanpa melakukan diskriminasi dalam bentuk apapun.
d. Memiliki rasa toleransi yang tinggi dalam menghadapi setiap tindak tanduk para nasabah.
e. Menjaga perasaan nasabah agar tetap merasa tenang, nyaman dan menimbulkan kepercayaan.
f. Dapat menahan emosi dari setiap kasus yang dihadapi terutama dalam melayani nasabah yang berprilaku kurang baik.
g. Menyenangkan orang lain merupakan sikap yang harus selalu ditunjukkan oleh setiap karyawan bank.
        Sikap dan Perilaku
Sikap dan perilaku merupakan bagian penting dalam etika perbankan. Adapun sikap dan perilaku yang harus dijalankan oleh setiap pegawai bank adalah jujur dalam bertindak dan bersikap, rajin, tepat waktu dan tidak pemalas, selalu murah senyum, lemah lembut dan ramah tamah, sopan santun tutur kata dan hormat, simpatik, bertanggung jawab dan suka menolong nasabah. Sikap melayani merupakan sikap utama dari seorang pemasar khususnya pegawai bank. Sebagai karyawan bank maka sudah sepantasnya berlaku sopan dan baik kepada nasabah supaya nasabah tersebut merasa senang dan akhirnya mempertahankan diri untuk tetap menjadi nasabah bank tersebut dan menjadi nasabah yang loyal yang akhirnya dapat memberikan keuntungan yang besar bagi bank tersebut.
      Penampilan
Dalam melayani nasabah, karyawan bank dituntut untuk berpenampilan semenarik mungkin, karena penampilan adalah hal pertama yang dilihat oleh nasabah. Secara umum penampilan yang prima yang ditampilkan oleh setiap pegawai bank adalah:
a. Wajar maksudnya sikap dan tindakan setiap karyawan bank tidak dibuat-buat.
b. Dalam hal berpakaian harus selalu rapi, serasi dan bersih, dan tidak menggunakan aksesoris dan make-up yang berlebihan.
c. Selalu mengucapkan salam ketika bertemu atau berpisah dengan nasabah, termasuk ucapan terima kasih.
d. Selalu bersikap optimis dan tidak pesimis serta tidak ragu-ragu dalam bertindak, sehingga mampu memberikan kepada nasabah atas layanan yang diberikan.
e. Berprilaku yang baik lincah, gesit, mudah bergaul, dan cepat tanggap namun tidak over acting didepan nasabah atau tamu yang pada akhirnya dapat membuat nasabah jengkel.
f. Lemah lembut dan sopan santun dalam melayani tamu atau nasabah, membuat nasabah merasa dihargai oleh karyawan bank.
g. Selalu memberikan perhatian, tidak cuek dalam menghadapi tamu atau nasabah, dalam hal ini nasabah merasa memperoleh perhatian serius.
h. Selalu suka membantu sehingga nasabah merasa ringan dalam menghadapi urusannya.
      Cara Berpakaian
Cara berpakaian merupakan salah satu bagian dari penampilan. Pakaian menunjukkan kepribadian seseorang. Dalam hal memberikan pelayanan cara berpakaian mendapat perhatian khusus.
Dalam praktiknya cara berpakaian yang baik adalah menggunakan pakaian dinas yang sudah ditentukan pada hari-hari tertentu, gunakan pakaian yang necis dan rapi, gunakan tanda pengenal yang telah diwajibkan, gunakan sepatu dan kaus kaki yang serasi dengan pakaian dan tidak diperkenankan memakai sendal dikantor, masukkan baju kedalam celana sehingga terlihat rapi dan janganlah sesekali menggunakan baju yang kelua